استانداردهای ساختار داده برای تنظیم و توصیف اسناد الکترونیکی

تنظیم و توصیف منابع آرشیوی یکی از گام‌های مهم و مؤثر در ذخیره و بازیابی منابع است. تنظیم و توصیف مناسب اسناد، استفاده از آن‌ها را تسهیل کرده و به آن‌ها اعتبار می‌بخشد و نیازهای مدیریتی آرشیوها را تأمین می‌کند. سازمان‌های آرشیوی برای تنظیم و توصیف منابع آرشیوی از استانداردهای مختلفی بهره می‌گیرند. استانداردها در طول زمان برای تأمین سیستمی مؤثر‌ و‌ منسجم برای آرشیوها و آرشیوداران توسعه‌یافته‌اند (عادلی اسفنجانی، ۱۳۸۹). این استانداردها علاوه بر سهولت دسترسی به منابع، موجب یکپارچگی در سازمان‌های مختلف شده و اشتراک منابع آرشیوی را ممکن می‌شوند.

تنظیم و توصیف اسناد فارغ از شکل آن‌ها (مکتوب یا الکترونیکی) بر اساس استانداردهای توصیفی صورت می‌گیرد. استانداردهای توصیفی از مهم‌ترین ابزارهایی است که آرشیوداران برای توصیف منابع آرشیوی از آن‌ها بهره می‌گیرند. استانداردهای توصیف آرشیوی با تأکید بر برقراری پیوند بین تنظیم و توصیف و باهدف «اطمینان از تولید توصیف منطقی و روشن، تسهیل بازیابی و تبادل اطلاعات، کمک به اشتراک اطلاعات معتبر و یکپارچه‌سازی توصیف‌های مختلف در نظام اطلاعاتی واحد» ایجادشده است. ازاین‌رو، این شماره به معرفی یکی از استانداردهای تنظیم و توصیف منابع آرشیوی می‌پردازد.

استاندارد ساختار داده^[۱]، استاندارد ارزش داده^[۲]، استاندارد مبادله داده^[۳] و استاندارد محتوای داده^[۴] ازجمله استانداردهای توصیف آرشیوی هستند (کوکبی، رضایی شریف‌آبادی و اصنافی، ۱۳۹۱، ص ۳۷).

استاندارد ساختار داده
استاندارد ساختار داده، فرمت، قالب و محیط سازماندهی‌شده داده را نشان می‌دهد. با کمک استاندارد ساختاری می‌توان محتوای پایگاه‌های داده را به رایانه منتقل کرد. این استاندارد شامل؛ مارک ای‌ام سی، استاندارد فرم مشترک برای ارتباطات، استاندارد بین‌المللی توصیف آرشیوی است؛ که تنها با معرفی مارک ای ام سی می‌پردازیم.

استاندارد مارک ای ام سی
مارک، استانداردی توسعه‌یافته است که با افزایش اهمیت رایانه، برای سازمان‌دهی و ثبت اطلاعات کتابشناختی سوابق در محیط رایانه به‌منظور ارائه در کتابشناسی‌های محلی، ملی و بین‌المللی در کتابخانه کنگره به وجود آمد. این استاندارد ابتدا در حوزه کتابداری تولید و به کار گرفته شد. در ۱۹۷۰ کتابخانه کنگره این استاندارد را برای اسناد و منابع آرشیوی منتشر کرد.

این استاندارد به‌گونه‌ای با فهرست‌های راهنمای آرشیوی ارتباط برقرار می‌کند که کاربر می‌تواند جزئیات بیشتری از مجموعه آرشیوی را در اختیار داشته باشد. توسعه مارک ای‌ام سی در ۱۹۸۷ در پایگاه آرلین با ادغام فهرست‌ها نمود پیدا کرد. مارک از ترکیبی از فیلدهای ثابت و متغیر برای ثبت اطلاعات استفاده می‌کند. فیلدهای متغیر، خود ترکیبی از داده‌های متنی و کدها هستند. این استاندارد برای توصیف خوب اشیاء فرهنگی، تصاویر متحرک، متون علمی، منابع دیداری و شنیداری و سپس توصیف متوسط داده‌های مکانی و مجموعه داده کاربرد خواهد داشت (خدمتگزار، موسوی زاده، ۱۳۹۵)

فیلدهای اساسی شامل؛

 به دلیل عدم دسترسی به تمام اطلاعات آرشیوی و منعکس نکردن اهمیت بعضی عناصر، صرف هزینه و زمان زیاد این استاندارد کنار گذاشته شد. در شماره‌های بعدی به معرفی سایر استانداردها خواهیم پرداخت. 

پانویس:
[۱] Data Structure Standard
[۲] Data Value Standard
[۳] Data Interchange Standards
[۴] Data Content Standard

منابع:
اصنافی، امیررضا؛ کوکبی، مرتضی، رضایی شریف‌آبادی (۱۳۹۱)، درآمدی بر مفاهیم، استانداردها و نرم‌افزارهای آرشیوی، چاپار. تهران.
خدمتگزار، حمیدرضا؛ موسوی زاده، مریم (۱۳۹۵)، مصورسازی استانداردها دنیای فراداده، چاپار، اساطیر پارسی، تهران.
عادلی اسفنجانی، معصومه (۱۳۸۹)، بررسی وضعیت تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی در معاونت سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران (آرشیو ملی ایران) از آغاز تاکنون و ارائه راهکارهایی در جهت بهبود آن (پایان‌نامه کارشناسی ارشد). دانشگاه الزهرا، (شماره بازیابی ۱۳۸۹، ۵۰، ا-ک‍ا).