لطف کرونا، خدمات الکترونیک و آینده پیش روی سازمانها (۱)

به گزارش روابط عمومی پژوهشکده اسلام تمدنی، وحید شریفی مدیر کتابخانه و مرکز اطلاع رسانی شیخ بهایی یادداشتی درباره کرونا و خدمات الکترونیک ارائه نموده که در ذیل آمده است:

این روزها حرکت به سمت خدمات الکترونیک شتاب گرفته است و شاید ایام کرونایی پایانی باشد برای آن همه همایش و سمینار و جلسه که در دهه ۸۰ و ۹۰ بودجه های فراوانی را مصرف کرد و در اکثر موارد بحث بر سر مفاهیمی بود که اختلاف نظر ها و عدم قطعیت ها اجازه نمی داد کار به مرحله اجرا برسد .
پایانی دوران مدیران سنتی که مدیریت فناوری محور و استفاده از مدیریت دانش و مدیریت داده را درک نمی کردند و کارشناسان چه تلاشهایی برای تفهیم آنان می کردند.
پایانی بر دورانی که عده ای موافق کتابخانه دیجیتال بودند و عده ای مخالف، زمانی که برخی آموزش مجازی را غیر موثر می دانستند و افرادی پیگیر ایجاد زیر ساخت های آن بودند.
اگر بخواهم ذکر مصادیق نمایم از مجال این نوشتار خارج است، اما باید بگوییم سازمانهای جامانده از فناوری اطلاعات دو مسیر را پیش روی خود دارند، یا ادامه روش قبلی و توجیه کم کاری های خود و در نهایت بی اثر شدن در فضای مخاطبان و حذف از فضای جامعه و راه دیگر تغییر و ایجاد زیر ساخت ها به صورت اورژانسی و بهره مندی از فناوری اطلاعات و کنار گذاشتن تفکرات سنتی .
در ادامه به تعریف مصوب موجود در حوزه خدمات الکترونیک یک سازمان اشاره می نمایم؛
سازمان اداری و استخدامی کشور در بخشنامه شماره ۱۵۳۸۵۸۸ مورخ ۱۳۹۶.۰۹.۰۷ به ادارات و سازمان‌ها دستور العملی ابلاغ کرد که طی آن به منظور ارائه خدمات به موقع، سریع و آسان به ارباب رجوع و همچنین ارتقاء رضایت مندی آنان، دستگاه های اجرایی و استانداری ها مکلفند نسبت به برنامه‌ریزی و اجرای مفاد دستورالعمل میز خدمت الکترونیکی و آموزش متصدیان آن اقدام کنند.
این دستورالعمل که با عنوان حقوق شهروندی در نظام اداری مطرح شده، تمامی دستگاه های اجرایی را موظف می‌کند نسبت به راه‌اندازی میزخدمت الکترونیکی تحت سامانه ای الکترونیکی و قابل دسترس از طریق وب و دستگاه های ارتباطی قابل حمل هوشمند، اقدام کنند.
سامانه میز خدمت الکترونیک ، طبق این دستورالعمل باید ویژگی‌هایی از جمله اطلاع رسانی شفاف در مورد هر یک از خدمات ارائه شده شامل مراحل ثبت درخواست، گردش کار، مستندات مورد نیاز، قوانین و مقررات، سوالات متداول، مدت زمان انجام خدمت، هزینه های مورد نیاز برای دریافت خدمت، رویه ارائه شکایت و پیگیری را داشته باشد.
انجام تمامی استعلامات و انجام فرآیندهای بین دستگاهی مورد نیاز برای ارائه خدمت، ارائه و تحویل خدمت به ارباب رجوع به صورت الکترونیکی، ارائه کد رهگیری منحصربه فرد به درخواست خدمت به منظور ردگیری مراحل اجرای فرآیند پردازش درخواست خدمت و بازیابی و رجوع به سوابق اطلاعات خدمت ارائه شده از مزایای دیگر این میز هستند
در روزهایی که کرونا وارد کشور شد و همه امور اداری و اجتماعی را تحت تأثیر قرار داد، مصوبه دورکاری کارکنان به پشتوانه میز خدمت الکترونیکی ابلاغ شد تا مردم در خانه بمانند و کارها از طریق این خدمت ارزنده پیش رود.
خدماتی که تا پیش از این جدی گرفته نمی شد و شاید کرونا با تمام دردسرها و مصیبت های اجتماعی و اقتصادی که دارد در این مورد عملکرد مثبتی داشته و مردم و مدیران را با این میز مغفول آشنا کرده است.
خدماتی که تا قبل از کرونا محال بود فردی بتواند به صورت غیر حضوری دریافت نماید، مانند احراز هویت اشخاصو انجام استعلام ها و ودر برخی موارد انتقال مالکیت، امروزه به راحتی از طریق تلفن همراه انجام می شود.

همچنین لازم به ذکراست که دانشگاه ها و مراکز آموزشی و اساتید مختلف مصداق همان عملکرد اورژانسی مذکور هستند که در اسفند ماه ۹۸ بی صبرانه بدنبال راهکار های اجرایی آموزش الکترونیک بودند و بعد از مدتی کوتاه موفق شدند، راهکارهایی عملیاتی را برگزینند، که به لطف کرونا نه تنها آموزش مجازی بلکه آزمون مجازی و سایر ملزومات آموزش مجازی هم میسر شد.
اکثر سازمان های دولتی هم سامانه هایی را که قبلا خریداری کرده بودند و غبارروبی نموده و به سمت ارائه خدمات الکترونیک پیشرفت خوبی داشته اند.
اما لازم به ذکر است، اکثر این سازمانها از دو بعد الزام قانونی و تقاضای مردمی، ناچار به اجرای دستور العمل بوده و به همین جهت میز خدمت الکترونیک را در شهرداری ها، دارایی، پست، مخابرات، تامین اجتماعی، ثبت و اسناد و … می توان دید ولی دسته دیگر سازمانها که ماهیت دوگانه ای دارند و بخشنامه های دولتی را گزینشی اجرا نموده و خود را ملزم به پاسخگویی به مخاطبان هم نمی دانند و مدیران سنتی آنها اجازه چنین اقداماتی را نمی دهند تا کنون سعی کرده اند با توجیهات مختلف حتی نقد ها و مطالبات درون سازمانی را نادیده بگیرند.
مدیران و تصمیم گیران این سازمانها باید بدانند امروزه اکثرفعالیت ها و خدمات در حوزه های مختلف اجرایی و علمی و فرهنگی قابلیت مجازی شدن را دارد و اگر مجموعه تحت مدیریت آنها تا به حال اقدامی نکرده است و نداشتن زیر ساخت را بهانه کرده است عذر بدتر از گناه هست.
اما از باب امر به معروف و ضرورت حفظ جان افراد و شیوع بیماری کرونا و ادامه این وضعیت تا مدتی نامعلوم و ضرورت حفظ سلامت شهروندان و کارکنان، این موضوع تکلیف شرعی را نیز برای مدیرانی که تا کنون عقب ماندگی از تکنولوژی را توجیه می کردند ایجاد می کند.
که اگر عدم الزام به اجرای بخشنامه های دولتی و عدم پاسخگویی به مطالبات درون سازمانی و مراجعین برای آنها حاشیه امنی را ایجاد کرده است شاید این تکلیف شرعی موثر واقع شود.
در همین زمینه راهکار های اجرایی زیادی برای تمامی امور سازمانهای مذکور، توسط جوانان خلاق ایرانی در شرکت های (استارت آپی) تولید و به بهره برداری رسیده است و به راحتی و در کمترین زمان ممکن نرم افزار ها و خدمات مورد نیاز قابل تهیه می باشد.
به فضل الهی در شماره بعدی این نوشتار به بررسی وضعیت سازمانهای فرهنگی کشور و میزان خدمت رسانی آنها در دوره کرونا می پردازم.
وحید شریفی
کارشناس ارشد علم اطلاعات و دانش شناسی